UNIT PERKHIDMATAN

1. Apakah syarat-syarat pengesahan lantikan?

Syarat-syarat pengesahan lantikan seperti yang dinyatakan dalam surat tawaran iaitu :

Surat Setuju Terima pelantikan (Borang 6A);
Surat Akuan Sumpah (Borang 6B);
Salinan Surat Akujanji (bagi lantikan selepas 1.1.2003);
Surat Akuan Doktor;
Penyata Perubahan Kewangan 8 (Kew. 8); dan
Tapisan Keselamatan bagi kumpulan jawatan yang disyaratkan.

2. Bagaimana dan bilakah seseorang pegawai awam boleh disahkan dalam perkhidmatan?

Pegawai awam layak untuk disahkan dalam perkhidmatan setelah:

Berjaya menjalani tempoh percubaan (Percubaan asal atau dilanjutkan);
Hadir dengan jayanya Kursus Induksi;
Lulus Peperiksaan yang ditetapkan;
Sokongan daripada Ketua Jabatan.
Pengesahan dapat diperakukan dalam tempoh percubaan 1 hingga 3 tahun dan sekiranya dilanjutkan pengesahan adalah pada tarikh lulus peperiksaan atau sehari selepas hadir dengan jayanya Kursus Induksi.

3. Apakah dokumen yang perlu dilampirkan bagi tujuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen?

Surat permohonan untuk diperakukan dalam Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen.
Salinan surat perlanjutan tempoh percubaan (sekiranya dilanjutkan).
Borang Opsyen untuk memilih samada skin pencen atau skim KWSP selaras dengan Peruntukan 6A(1) Pindaan Akta Pencen 1980.
Surat perakuan pengesahan dalam jawatan – Kenyataan berkenaan Peperiksaan. (jika berkaitan).
Surat perakuan pengesahan dalam jawatan (perintah Am 36 Bab ‘A’) dan Perakuan Pemberian Taraf Berpencen.
Kenyataan Perkhidmatan yang kemaskini.
Salinan Surat Tawaran Jawatan.
Salinan surat pengesahan lantikan.
Salinan sijil Kursus Induksi Umum dan Induksi Khusus.
Salinan Keputusan peperiksaan. (jika berkaitan).

4. Bilakah seseorang Pegawai Perkhidmatan Awam perlu membuat pengisytiharan harta?

Semua lantikan baru.
5 tahun sekali (kecuali Ketua Jabatan 3 tahun sekali).
Perolehi harta baru.
Lupus harta.
Akan bersara.
Bila-bila masa jika diperlukan oleh kerajaan.

5. Bagaimanakah tatacara permohonan pertukaran bagi anggota-anggota perakaunan?

Kemukakan kepada Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan dokumen seperti berikut :

a) Borang Permohonan Pertukaran Anggota Perakaunan atau surat permohonan pertukaran pegawai yang telah disokong oleh Ketua Jabatan.
b) Dokumen-dokumen sokongan lain seperti berikut:
Salinan Sijil Nikah (jika berkenaan)
Salinan Surat Pengesahan Majikan (bagi pasangan)
Salinan Surat Beranak Anak-Anak (jika berkenaan)
Salinan Pengesahan Pegawai Perubatan (jika berkenaan)

UNIT PENTADBIRAN

1. Adakah tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja boleh diambil ke atas pegawai yang telah bersara wajib, atas kesalahan yang dilakukan semasa dalam perkhidmatan?

Tindakan tatatertib tidak boleh lagi diambil ke atas seseorang pegawai yang telah bersara kecuali jika tindakan tatatertib telah pun dimulakan (pertuduhan telah dihadapkan kepada pegawai) sebelum tarikh kuat kuasa persaraan itu, maka tempoh perkhidmatan pegawai itu disifatkan sebagai telah dilanjutkan sehingga tindakan tatatertib itu berkeputusan sebagaimana diperuntukkan di bawah Seksyen 10 Akta Pencen.

2. Adakah tindakan tatatertib boleh diambil ke atas pegawai yang telah meletak jawatan dari perkhidmatan awam?

Tindakan tatatertib tidak boleh lagi diambil ke atas seseorang pegawai pada tarikh kuat kuasa meletak jawatan. Tindakan tatatertib yang sedang diambil juga tidak boleh diteruskan lagi selepas berkuat kuasa perletakan jawatan tersebut.

3. Apakah tindakan yang sesuai diambil terhadap pegawai dalam percubaan yang melakukan kesalahan tatatertib kerana tindakan melalui proses tatatertib akan mengambil masa yang lama?

(i) Dari segi peraturan, tindakan tatatertib hingga ke peringkat buang kerja boleh diambil terhadap pegawai dalam percubaan, terutama jika mereka telah melakukan kesalahan yang serius.
(ii) Pilihan lain ialah KJ memperakukan kepada Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia supaya pegawai tidak disahkan dalam perkhidmatan. Berdasarkan perakuan itu Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia boleh menamatkan perkhidmatan mereka.
(iii) Pegawai dalam percubaan sepatutnya lebih berdisiplin dan mengelak diri daripada melakukan kesalahan tatatertib. Tujuan tempoh percubaan ialah untuk memberi peluang kepada pegawai membuktikan kesesuaian dan kebolehan mereka sebagai pegawaii awam. Oleh itu KJ perlu lebih tegas mengendalikan kes salah laku mereka.

4. Apakah tindakan yang boleh diambil oleh KJ jika pegawai memperolehi sijil sakit palsu dan adakah wajar seorang Ketua Jabatan meluluskan cuti sakit bagi kakitangan yang mengemukakan sijil sakit dari klinik swasta?

Perlu diingat bahawa sijil sakit yang dikeluarkan oleh seseorang pengamal perubatan berdaftar (doktor) itu adalah sebagai satu perakuan/pengesahan bahawa pegawai kurang sihat dan disyorkan berehat pada tarikh yang dinyatakan. Jika KJ bersetuju dengan pendapat doktor itu maka pegawai bolehlah diluluskan cuti sakit. Pada tarikh pegawai disahkan tidak sihat itu mereka sepatutnya berehat di rumah atau di hospital.

Jika dapat dibuktikan pegawai memperolehi sijil sakit secara tipu/palsu, atau mereka didapati tidak sakit seperti yang dilaporkan oleh doktor, maka KJ boleh tidak meluluskan cuti sakit seperti yang dipohon atau melaporkan kepada pihak polis dan mengesyorkan tindakan tatatertib diambil terhadap mereka.
Dengan tindakan di atas KJ tidak mempersoalkan integriti doktor yang memeriksa pegawai. Sebaliknya KJ hanya mempersoalkan integriti pegawai terbabit.

5. Jika Urus Setia Jabatan mendapati terdapat kesilapan dalam prosedur tindakan tatatertib terhadap seseorang pegawai, bilakah sepatutnya Urus Setia boleh membuat proses semula berhubung dengan tindakan tatatertib berkenaan?

Jika surat pertuduhan belum dikeluarkan kepada tertuduh, kesalahan/pertuduhan yang dikenakan ke atas tertuduh boleh dibuat semula.
Sebaliknya jika surat pertuduhan telah dikeluarkan kepada tertuduh, maka Urus Setia perlu membatalkan prosiding tindakan tatatertib dan bukannya membatalkan pertuduhan yang dikenakan terhadap tertuduh.

Urus Setia perlu menyemak segala dokumen, peraturan yang digunapakai sebelum laporan pelanggaran tatatertib dihantar kepada Pengerusi Lembaga Tatatertib Jabatan bagi memutuskan kes pegawai sama ada wujud prima facie/tidak wujud.

6. Pertuduhan yang dikenakan terhadap pegawai kabur sehingga menyulitkan mereka untuk mempertahankan diri dan melemahkan peluang Kerajaan untuk menang jika kes tersebut dicabar di mahkamah. Untuk itu, bagaimanakah mengatasi masalah ini?

Setiap pertuduhan perlu jelas, terperinci dan spesifik. Tuduhan perlu menyatakan sekurang-kurangnya jenis kesalahan, tarikh, masa dan tempat kesalahan tersebut berlaku. Misalnya, jika pegawai dituduh memberi isyarat lucah, perlu dijelaskan bagaimanakah isyarat itu telah ditunjukkan; bila ianya dilakukan; dan di mana. Lebih baik lagi jika dinyatakan sekali saksi yang boleh mengesahkan dakwaan itu. Jika berlaku pertuduhan sebegini, pembatalan prosiding perlu dilakukan dan bukannya pembatalan pertuduhan.

7. Adakah oral hearing dibenarkan dalam perbicaraan kes tatatertib?

Dasar yang berkuat kuasa sekarang tidak membenarkan perbicaraan kes tatatertib dibuat melalui oral hearing. Perbicaraan berdasarkan kepada representasi bertulis sudah memadai dan berpadanan dengan kemampuan pengurus personel sektor awam yang tidak dilatih dalam bidang oral hearing. Dasar ini juga selaras dengan hasrat kerajaan untuk mempastikan kes tatatertib dapat diselesaikan dengan segera.

8. Bolehkah LTJ bersidang untuk menjatuhkan hukuman ke atas pegawai sekiranya tempoh representasi pembelaan diri pegawai belum tamat 21 hari?

Walaupun seseorang pegawai telah mengemukakan representasi pembelaan dirinya dalam masa 1 hari, namun LTJ mestilah menunggu sehingga 21 hari untuk bersidang. Ini kerana LTJ hendaklah mematuhi prinsip keadilan iaitu right to be heard (hak untuk didengar). Kegagalan mematuhi prosedur/tatacara serta prinsip-prinsip perundangan tersebut akan menyebabkan kecacatan terhadap sesuatu tindakan tatatertib dan boleh menyebabkan keputusan yang telah dibuat itu menjadi tidak sah.

9. Sekiranya Pengerusi sering bertukar siapakah yang sepatutnya boleh menjadi Pengerusi LTJ dan siapakah yang menjadi Ahli Lembaga Tatatertib Jabatan?

Mengikut Peraturan 2, keanggotaan Lembaga Tatatertib terdiri dari anggota yang dinyatakan dalam ruang 4 jadual.
Pengerusi – Ketua Jabatan/Ketua Bahagian
Ahli I – Timbalan Ketua Jabatan/Timbalan Ketua Pengarah
(Pegawai yang paling kanan selepas Pengarah)
Ahli II – Seseorang pegawai P&P yang dilantik oleh Ketua Setiausaha Kementerian.

Bagi pegawai yang sering bertukar-tukar/menanggung jawatan sebagai Ketua Jabatan, jawatan Pengerusi LTJ tidak boleh dilantik secara automatik. Pelantikan jawatan tersebut perlu dibuat oleh KSN seperti yang diperuntukkan di bawah Peraturan 3.

UNIT NAZIRAN

Unit Khidmat Nasihat & Perundingan

Muat Turun Ringkasan Penemuan Naziran

Senarai Semak Pembayaran :

Bil	Perkara	Muat Turun
1	Tuntutan Elaun Motosikal / Basikal	Muat Turun
2	TnT Kursus Dalam Negeri	Muat Turun
3	TnT Kursus Luar Negara	Muat Turun
4	TnT Melapor Diri Kali Pertama	Muat Turun
5	TnT Mesyuarat Dalam Negeri	Muat Turun
6	TnT Mesyuarat Luar Negara	Muat Turun
7	TnT Mesyuarat Persidangan Diwartakan	Muat Turun
8	TnT Perpindahan	Muat Turun
9	TnT Pertukaran	Muat Turun

UNIT WANG TAK DITUNTUT

A. BAYARAN BALIK WANG TAK DITUNTUT

1. Dimana borang Permohonan Bayaran Balik Wang Tak Dituntut (UMA-7) boleh diperolehi?

Orang awam boleh memperolehi borang UMA-7 daripada pejabat Pendaftar. Borang ini juga boleh diperolehi di semua pejabat negeri Jabatan ini dan di kebanyakan bank-bank perdagangan. Pemohon boleh memuat turun borang ini daripada laman web untuk kegunaan rasmi.

2. Adakah Pendaftar mengenakan sebarang caj dalam pemprosesan permohonan bayaran balik wang tak dituntut?

Tiada sebarang caj dikenakan. Pendaftar akan membayar balik amaun wang yang diterima olehnya tanpa sebarang faedah diberikan.

3. Adakah had tempoh masa ditetapkan dalam permohonan bayaran balik wang tak dituntut yang telah diserahkan kepada Pendaftar?

Had tempoh masa tidak ditetapkan dalam Akta. Wang dalam simpanan Pendaftar boleh dituntut oleh orang yang mempunyai hak ke atasnya pada bila-bila masa akan datang.

4. Bolehkah seseorang pemohon membuat tuntutan jika dokumen asal yang menunjukkan hak kepunyaan wang tak dituntut itu telah hilang?

Boleh. Pemohon perlu mengemukakan surat pengesahan daripada entiti yang telah menyerahkan wang tak dituntut itu sebagai dokumen sokongan dalam permohonan beliau.

5. Bolehkah seseorang individu membuat pertanyaan sama ada beliau mempunyai wang tak dituntut dalam simpanan Pendaftar?

Pejabat Pendaftar bersedia membantu jika maklumat asas seperti berikut dapat diberikan oleh pemohon.
a) Nama entiti asal yang telah menyimpan wang beliau; dan
b) Tahun urusan terakhir berlaku dengan entiti berkenaan.

Pihak yang benar-benar mempunyai wang tak dituntut akan dapat memberi maklumat yang diperlukan.

6. Adakah Pendaftar melantik agen?

Kementerian Kewangan atau Pendaftar Wang Tak Dituntut tidak pernah melantik mana-mana individu/firma/syarikat sebagai orang tengah atau agen untuk urusan tuntutan bayaran balik Wang Tak Dituntut. Sesiapa yang mempunyai Wang Tak Dituntut boleh membuat permohonan bagi bayaran balik terus kepada pejabat Pendaftar Wang Tak Dituntut tanpa sebarang caj /kos dikenakan.

B. MAKLUMAT AM

1. Bilakah wang dalam pertelingkahan (moneys in dispute) di antara pihak-pihak yang mempunyai kepentingan ke atasnya tertakluk kepada Akta Wang Tak Dituntut 1965?

Wang dalam simpanan entiti hanya menjadi wang tak dituntut sekiranya wang itu kena dibayar di sisi undang-undang tetapi masih tidak dibayar dalam tempoh masa yang ditetapkan mengikut peruntukan Akta. Wang dalam pertelingkahan di antara pihak-pihak yang mempunyai kepentingan ke atasnya hanya akan menjadi kena bayar di sisi undang-undang apabila pertelingkahan tersebut selesai. Selepas itu, wang yang masih tidak dibayar kepada empunya selepas tempoh satu tahun atau satu tempoh masa yang lebih panjang sebagaimana diputuskan, akan menjadi sebagai wang tak dituntut.

2. Bagaimanakah wang dalam akaun simpanan tetap yang mempunyai arahan pembaharuan automatik boleh menjadi wang tak dituntut?

Mengikut Akta Wang Tak Dituntut 1965, wang dalam kredit sesuatu akaun yang telah tidak dikendalikan oleh empunya dalam satu tempoh masa tidak kurang daripada tujuh tahun telah ditafsir sebagai wang tak dituntut. Pengeluaran arahan tetap oleh pemegang akaun boleh diterima oleh institusi kewangan sebagai urusan dikendalikan oleh empunya. Akan tetapi tindakan ke atas arahan tetap itu adalah diambil oleh institusi kewangan dan tindakan itu tidak boleh diterima sebagai urusan dikendalikan oleh empunya. Bagi tujuan perkiraan tempoh masa tujuh tahun sepertimana yang ditetapkan dalam Akta, ianya bermula dari tarikh arahan tetap terakhir yang dikeluarkan oleh pemegang akaun.

3. Apa yang perlu dilakukan oleh entiti jika terdapat kesilapan di dalam Daftar Wang Tak Dituntut (UMA-3) selepas ianya diserahkan kepada Pendaftar?

Jika penyerahan wang tak dituntut itu telah diproses oleh Pendaftar, entiti itu boleh mengemukakan permohonan untuk menuntut balik wang yang tersilap dilaporkan atau keseluruhan penyerahan itu. Bagi membetulkan kesilapan yang berlaku, entiti perlu mengemukakan daftar UMA-3 yang baru. Sekiranya penyerahan tersebut masih belum diproses oleh Pendaftar, entiti berkenaan boleh memohon untuk mendapatkan semula daftar UMA-3 bersama cek bayarannya untuk tujuan pembatalan. Penyerahan UMA-3 yang baru perlu dikemukakan.

4. Siapa yang berkuasa menandatangani borang UMA-3 dan UMA-4?

a) Syarikat – Pengarah, setiausaha syarikat, mana-mana pegawainya atau pihak yang diberi kuasa
b) Perbadanan – Mana-mana pegawainya atau pihak yang diberi kuasa
c) Firma – Rakan kongsi, pengurus atau mana-mana pegawainya atau pihak yang diberi kuasa

5. Apakah langkah-langkah yang diambil oleh Pendaftar untuk menyedarkan syarikat/firma tentang kehendak Akta Wang Tak Dituntut 1965?

Selain daripada pemeriksaan entiti dan edaran buku panduan, Pendaftar juga menganjurkan sesi taklimat mengenai peruntukan Akta di pejabatnya dan di semua pejabat negeri Jabatan ini (Jabatan Akauntan Negara Malaysia). Pendaftar turut bersedia menerima jemputan entiti untuk mengendalikan taklimat ini di pejabat mereka.

Soalan berkaitan dengan EFT Tolak dan Cek Batal

S: Bagaimana untuk dapatkan gantian bagi EFT Tolak / Cek Batal?

1. Semak dengan Unit Akaun mengenai EFT Tolak / Cek Batal tersebut.
2. Sekiranya pasti penolakan EFT/ Cek tersebut, dapatkan Surat dan Borang Penggantian EFT Tolak/ Cek Batal di Unit Akaun.
3. Lengkapkan borang maklumat gantian berserta pengesahan pegawai di jabatan masing-masing.
4. Hantar borang tersebut ke Unit Akaun berserta dengan perkara-perkara berikut :-
   
   
   • Surat permohonan gantian EFT Tolak/ Cek Batal daripada jabatan.
   • Penyata bank terkini dan aktif yang telah disahkan.
   • Maklumat pembekal/ individu yang telah dikemaskini dalam jadual rujukan Bukan DCS (Jika PTJ eSPKB).
   • Surat makluman pertukaran nombor akaun atau bank (Jika berkenaan).
   • Salinan Borang 13 iaitu sijil pendaftaran yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). Bagi milikan tunggal, sertakan salinan maklumat pemilik masa ini dari SSM (Jika berkenaan).

Soalan berkaitan Penyata Pemungut

S: Bagaimana prosedur yang perlu dibuat oleh PTJ untuk mendapatkan semula resit hilang yang dikeluarkan oleh AG?

J: PTJ perlu membuat surat permohonan kepada AG untuk mendapatkan semula salinan resit untuk tindakan yang seterusnya

S: Apakah tindakan yang perlu dilakukan oleh PTJ apabila terdapat cek tak laku?

J: PTJ perlu mengemukan penyata pemungut yang berkaitan kepada AG untuk pihak AG keluarkan baucar jurnal, selepas baucar jurnal dikeluarkan, pihak AG akan menghantar satu salinan baucar jurnal beserta surat dan dokumen yang berkaitan cek tak laku kepada PTJ.PTJ perlu membuat pelarasan rekod selepas menerima salinan baucar jurnal.PTJ perlu meminta semula cek kepada pihak berkaitan dan membuat semula penyata pemungut yang baru

S: Apakah tindakan PTJ setelah menerima baucar jurnal manual (belanja mengurus) dari JANM?

J: PTJ harus buat pelarasan buku Vot. Cara-caranya ialah masuk pada modul Penyelenggaraan , selepas itu, ambil Sub modul penyelarasan rekod, kemudian kunci masuk seperti mana yang ada dalam salinan baucar jurnal tersebut. Tukar jenis urusniaga 16055 – Bucar Jurnal penyelarasan Baki di Vot.